Ziel und Zweck

  • Wir regeln das Erstellen und Verarbeiten von Ausgangsrechnungen von der Erstellung der Rechnung bis zur Bezahlung.

Eingaben

  • Daten aus der Warenwirtschaftssystem und Faktura

Ergebnisse

  • bezahlte Ausgangrechnungen

Beschreibung

Ablauf

FD-Ausgangsrechnung.jpg 

Nr. Hinweis
1
  • alle regelmäßig zu erstellenden Rechnungen werden zwischen XX. und XX. des Monats gedruckt
  • vor dem Druck wird die Faktura alphabetisch sortiert
  • es werden 2 Exemplare gedruckt (1x Kunde, 1x Buchhaltung)
  • 3. Exemplar für Apotheke,
    • wenn intern notwendig
  • Rechnungen für Privatkunden werden sofort nach Belieferung erstellt;
    • bzw. nach Vereinbarung monatlich erstellt
  • Rechnungen für Altenheim – Bewohner werden monatlich erstellt
    • (Durchführung von den Mitarbeitern, die AH-Belieferung betreuen)
  • Rechnungen für Ärzte werden monatlich (oder nach individueller Vereinbarung) erstellt
  • die Rechnungen werden per Post verschickt,
    • Rechnungen für AH-Bewohner werden zum Teil ins Altenheim gebracht
  • Kunden erhalten stets die Möglichkeit des Lastschriftverfahrens
  • bei Kunden mit Einzugsermächtigung wird Lastschriftverfahren durchgeführt
  • Wichtige Vorgaben:
    • Es werden ausschließlich Rechnungen über das WWS erstellt!
2Kriterium:
  • es handelt sich um eine Rechnung, die während des laufenden Monats für den Kunden erstellt wird
    (im Gegensatz zu den Monatsrechnungen für Heimbewohner/Ärzte etc.)
3
  • Rechnungsexemplar für Buchhaltung bleibt bis zur Erstellung
     der Rechnungsliste Anfang des neuen Monats in der Apotheke
  • Rechnungsexemplar für Kunden wird sofort versandt/ ausge händigt
4
  • spätestens am 2. Werktag des neuen Monats ist die Rechnungsliste im Wiki abrufbar
  • Fakturalisten (wäre real verlinkt)
    • Name: z.B.2016-01-KR
      • Rechnungen Knopf Apotheke Januar 2016
  • auf dieser Liste befinden sich alle Rechnungen, die in diesem Monat erstellt wurden
5
  • Feld „Post“ wird zur Kontrolle für jede vorhandene Rechnung von der jeweiligen Apotheke abgehakt
  • es muss zu jeder Rechnung auf der Liste auch eine ausgedruckte Rechnung vorliegen
6
  • spätestens am 8. des Monats:
    • Weitergabe der Rechnungen im Rechnungsordner in die Knopf Apotheke
  • Rechnungsliste zusammen mit allen Rechnungen, die auf der Liste aufgeführt sind,
      im separaten Rechnungsordner in die Knopf Apotheke schicken
  • Rechnungen werden im Rechnungsordner in der Reihenfolge der Rechnungsliste abgeheftet
  • Rechnungen mit Lastschriftverfahren werden separat geheftet
  • es werden keine Storno-Rechnungen weitergeleitet
7
  • Buchhaltung kontrolliert den Zahlungseingang
  • nach Zahlungseingang werden die Rechnungen von der Buchhaltung auf bezahlt gesetzt
  • bar bezahlt Rechnungen / besondere Teilzahlungs-/Valuta Vereinbarungen /
    Storno sofort per Fax an Knopf Apotheke weiterleiten

Sonderfälle

  • Bezahlung durch andere Stellen
    • Rechnungen, die ganz oder teilweise durch andere Stellen (AVP, Krankenkasse, etc.) bezahlt werden
    • Fax der Rechnung mit entsprechenden Hinweisen an Frau Frau Dennstedt faxen
  • Partner Apotheken Rechnungen

    • es werden nur Lieferscheine ausgedruckt und in Knopf Apotheke weitergeleitet

Gültigkeit und Zuständigkeiten

gültig
 verantwortlich, zuständig, vertreten durch, beteiligt, zu informieren

Anhänge - Formulare etc.

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Version 2.1, erstellt am 10.02.2020 18:16 von Gunther Knopf, zuletzt geändert am 10.02.2020 18:46 von Gunther Knopf

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